Honorarabrechnung für Ärzte - Diese Fehler sollten Sie vermeiden

Die Honorarabrechnung ist ein wesentlicher Bestandteil des Praxismanagements von Ärzten. Fehler in diesem Bereich können zu finanziellen Einbußen und rechtlichen Problemen führen. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie typische Fehler bei der Honorarabrechnung vermeiden können, um rechtliche und finanzielle Schwierigkeiten zu umgehen.

Bedeutung der Honorarabrechnung

Eine korrekte Honorarabrechnung sichert nicht nur die finanzielle Stabilität Ihrer Praxis, sondern ist auch notwendig, um gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Ärzte müssen dabei eine Vielzahl rechtlicher und administrativer Anforderungen beachten, die durch gesetzliche Bestimmungen und berufsrechtliche Vorgaben geregelt sind.

Gesetzliche Grundlagen der Honorarabrechnung

Die Abrechnung von Honoraren ist durch verschiedene gesetzliche Vorschriften geregelt, die sorgfältig eingehalten werden müssen. Zu den wichtigsten gehören:

– Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): Regelt die vertraglichen Beziehungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.
– Handelsgesetzbuch (HGB): Enthält spezifische Regelungen für Kaufleute, einschließlich der ordnungsgemäßen Buchführung.
– Steuergesetzgebung: Bestimmungen zur Umsatzsteuer und Einkommenssteuer.

Wichtige Paragrafen

– § 631 BGB: Regelt den Werkvertrag und die Vergütungspflicht des Bestellers.
– § 238 HGB: Vorschriften zur ordnungsgemäßen Buchführung.

Wesentliche Bestandteile einer Honorarabrechnung

Damit Ihre Honorarabrechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und eine reibungslose Zahlung erfolgt, müssen sie bestimmte Bestandteile enthalten:

1. Beschreibung der Leistung: Eine detaillierte und klare Beschreibung der erbrachten Dienstleistung.
2.  Leistungszeitraum: Angabe des Zeitraums, in dem die Leistungen erbracht wurden.
3.  Honorarhöhe: Der exakte Betrag der Vergütung sowie die Berechnungsgrundlage.
4. Umsatzsteuer: Korrekte Berechnung und Ausweisung der Umsatzsteuer, sofern zutreffend. Die Umsatzsteuer bezieht sich nicht generell auf alle Rechnungen, sondern nur bei Gutachten-Rechnungen und bei Rechnungen, in denen Sachkosten ausgewiesen werden.
5. Rechnungsdatum: Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
6. Fälligkeitsdatum: Datum, bis wann die Rechnung bezahlt werden muss.
7. Bankverbindung: Angabe der Bankdaten, um sicherzustellen, dass die Zahlung korrekt und ohne Verzögerungen überwiesen werden kann

Besondere Vorschriften für Ärzte

Ärzte und Zahnärzte unterliegen speziellen Abrechnungsregeln, die in der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) und der Gebührenordnung für Zahnärzte (GOZ) festgelegt sind. Diese Verordnungen bestimmen, welche Leistungen wie abgerechnet werden dürfen. Laut GOÄ muss jede Rechnung für privatärztliche Leistungen bestimmte formale Anforderungen erfüllen, darunter die vollständige Nennung des Arztes, die Angabe der einzelnen Leistungen mit entsprechenden Gebührennummern und der jeweilige Steigerungsfaktor. Dies hilft, Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Häufige Fehler bei der Honorarabrechnung und deren Vermeidung

Selbst kleine Fehler können erhebliche finanzielle Auswirkungen haben. Hier sind einige häufige Fehlerquellen und Tipps, wie Sie diese vermeiden können:

Unvollständige, fehlende oder falsche Rechnungsangaben

Unvollständige oder fehlerhafte Angaben auf der Rechnung können zu Zahlungsverzögerungen führen. Achten Sie darauf, dass alle erforderlichen Informationen vollständig und korrekt sind. Geben Sie das korrekte Rechnungs- und Fälligkeitsdatum an und überprüfen Sie die Rechnungsnummer und stellen Sie sicher, dass keine Doppelnummern vergeben wurden.

Falsche Umsatzsteuerberechnung

Eine inkorrekte Berechnung der Umsatzsteuer kann zu steuerlichen Nachforderungen führen. Nutzen Sie spezialisierte Software, um die korrekte Berechnung sicherzustellen.

Missachtung von Zahlungsfristen

Falsche Angaben zum Fälligkeitsdatum können den Zahlungseingang verzögern. Formulieren Sie klare Zahlungsbedingungen und überwachen Sie die Einhaltung dieser Fristen.

Unzureichende Leistungsbeschreibung

Unklare oder zu allgemeine Beschreibungen der erbrachten Leistungen können zu Missverständnissen und Streitigkeiten führen. Beschreiben Sie Ihre Leistungen präzise und detailliert. Ein weiterer häufiger Fehler ist die unzureichende Begründung des Steigerungssatzes. Laut GOÄ muss jede Überschreitung des einfachen Gebührensatzes begründet und dokumentiert werden. Eine fehlende oder unzureichende Begründung kann zur Rückweisung der Rechnung durch die Versicherung führen.

So können Sie Forderungsausfälle bei Ihren Honorarrechnungen vermeiden

Forderungsausfälle können erheblich belasten und sollten daher unbedingt vermieden werden. Hier sind einige Maßnahmen, um Ihre Liquidität zu sichern:

Bonitätsprüfung vor Vertragsabschluss

Eine Bonitätsprüfung vor Vertragsabschluss hilft, die Zahlungsfähigkeit des Auftraggebers einzuschätzen. Nutzen Sie Wirtschaftsauskunfteien, um Informationen über die Bonität von Unternehmen und Privatpersonen zu erhalten.

Vertragliche Absicherungen

Ein Behandlungsvertrag ist für Ärzte unerlässlich, um die Rechte und Pflichten beider Parteien klar zu definieren und rechtliche Sicherheit zu gewährleisten. Durch einen solchen Vertrag wird das Vertrauensverhältnis zwischen Arzt und Patient gestärkt und mögliche Missverständnisse können von vornherein vermieden werden.

Inkassomaßnahmen

Sollte es dennoch zu Zahlungsausfällen kommen, können verschiedene Inkassomaßnahmen ergriffen werden:

– Zahlungserinnerung: Eine freundliche Erinnerung an den Zahlungstermin.
– Mahnung: Formelle Aufforderung zur Zahlung, gegebenenfalls mit Verzugszinsandrohung.
– Inkasso-Dienstleister: Professionelle Dienstleister können offene Forderungen eintreiben.
– Rechtsweg: Letztlich kann auch eine Klage zur Durchsetzung der Forderung erforderlich sein. Hier erfahren Sie mehr darüber.

Zusätzlich sollte in Erwägung gezogen werden, bei wiederkehrenden Patienten regelmäßige Vorauszahlungen oder Ratenzahlungen zu vereinbaren, um das Risiko von Forderungsausfällen weiter zu minimieren.