Mehr als die Hälfte aller niedergelassenen Ärztinnen und Ärzte erstellen Ihre Privatliquidation gemäß der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) selbst und nehmen dazu nicht die Hilfe eines Profis in Anspruch. „Selbst“ heißt dabei, dass Arzt oder Ärztin, deren Praxisangestellte oder Angehörige die privatärztliche Abrechnung in Eigenregie übernehmen und damit den wichtigsten Erlösmechanismus der eigenen Praxis bestimmen. Haupttreiber für diese Entscheidung ist es, ohne die Beauftragung eines externen Dienstleisters Kosten zu sparen und damit die Rendite der Praxis zu steigern. Grund genug, sich die Frage zu stellen: Stimmt das wirklich? Ist die Abrechnung der Privatliquidation nach GOÄ durch die Praxis selbst wirklich kosteneffizient? Wir haben die einzelnen Schritte einer Abrechnung nach GOÄ detailliert analysiert und die Kosten von Eigenabrechnung und Abrechnungsstelle gegenübergestellt. Setzen Sie gerne Ihre eigenen Werte ein und analysieren Sie Ihre Kosten. Mit dieser Anleitung geht das ganz schnell!
Jede einzelne Behandlung muss durch die festgestellten Diagnosen und die Therapie dokumentiert werden. Die Diagnosen werden niedergeschrieben; die einzelnen Therapieschritte müssen durch entsprechende, die Behandlung wiedergebende GOÄ-Ziffern abgebildet werden. (Tipps zur Abrechnung nach GOÄ und EBM für ein optimales Honorarmanagement finden Sie hier.)
Die hier entstehenden Aufwände variieren von Fall zu Fall.
Vor dem Versand einer Arztrechnung an die Patienten sollte eine finale Prüfung der Rechnungsinhalte erfolgen. Mit der nötigen Erfahrung kann man bei diesem Schritt die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass die Rechnung korrekt und vollständig gestellt und von den Kostenträgern nicht beanstandet wird.
Aufwand je Rechnung: 2 Minuten
Der Rechnungsdruck muss angestoßen werden, wobei zu jeder Rechnung eine Rechnungskopie und der Überweisungsträger, also mindestens drei Seiten gehören.
Aufwand: 10 Rechnungen pro Minute.
Was banal klingt, kostet dennoch Ihre Zeit. Die Rechnung, die Kopie und der Überweisungsträger müssen händisch gefaltet und ins Kuvert gesteckt werden. Zukleben und Briefmarke drauf – danach ins Postausgangskörbchen legen.
Aufwand: 1 Minute je 3 Kuverts
Die frankierten Kuverts werden zum nächsten Briefkasten, bzw. zur nächsten Poststelle gebracht und eingeworfen.
Aufwand: von der Wegstrecke abhängig
Mit dem Absenden der Rechnung ist die Privatliquidation getan, – denkt man. Doch weit gefehlt! Denn jetzt fängt erst der eigentliche Abrechnungsprozess an. Zunächst mal wartet der Arzt/die Ärztin auf die Zahlungen der Patienten. Doch diese warten wiederum in der Regel zunächst auf die Erstattung durch die Kostenträger, bevor sie den Rechnungsbetrag an die Praxis weiterüberweisen.
Die Kostenträger wiederum prüfen vor einer Erstattung die erhaltenen Rechnungsdokumente gründlich auf medizinische Notwendigkeit der durchgeführten Behandlung und im Detail bzgl. der angewandten GOÄ-Kodierung. All dies kostet Zeit. Zeit, in der der Arzt/die Ärztin auf Zahlungseingänge wartet und in der der Praxis keine Liquidität zufließt.
Werden die gestellten Rechnungen schlussendlich überwiesen, muss der Arzt/die Ärztin etwaige Zahlungseingänge selbst überprüfen. Und zwar auf seinem Praxiskonto. Entweder im online-banking, oder auf Kontoauszügen des Kreditinstitutes bzw. der Bank.
Hier stellen sich bisweilen bei der Überprüfung die folgende Fragen:
Zur Überprüfung der Zahlungseingänge gehört somit ebenfalls eine Querprüfung der offenen Posten im Arztpraxisinformationssystem. Dies macht die Überprüfung komplexer. Und erhaltene Zahlungen müssen in eben diesem Arztpraxisinformationssystem manuell ausgeziffert werden, die einzelnen Rechnungen also als bezahlt markiert werden, damit nicht versehentlich eine erneute Rechnungsstellung erfolgt, die die Reputation der Praxis beeinträchtigt.
Daher benötigt ein Arzt/eine Ärztin für eine solche notwendige Überprüfung Konzentration, Ruhe und Zeit. Und so werden diese Tätigkeiten häufig noch nach Ende der Sprechstunde oder an den Wochenenden erledigt – Zeit die der notwendigen Regeneration nicht zur Verfügung steht.
Aufwand zur Kontenpflege bei 50 erstellten Privatliquidationen im Monat: ca. 3 Stunden.
Wird nach Ablauf der Zahlungsfrist bei der Überprüfung der Konten festgestellt, dass ein oder mehrere Patienten nicht gezahlt haben, muss das kaufmännische Mahnverfahren in Gang gesetzt werden, damit die säumigen Zahler Ihrer Zahlungsverpflichtung nachkommen. Es gilt, diesen eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung zukommen zu lassen. Dabei entstehen die gleichen Aufwände wie bei der Rechnungserstellung, nur dass es sich anstelle einer Rechnung diesmal um eine Zahlungserinnerung handelt.
Was jedoch aufwendiger ist, als oben genannt, ist die Folgekommunikation. Denn nach dem Erhalt einer Zahlungserinnerung sind Anrufe der säumigen Zahler in der Praxis zu erwarten. Oft ist es ein großes Bedürfnis der Patienten, den Grund der bisherigen Nichtzahlung zu verbalisieren. Bisweilen äußern diese auch Ihren Unmut über die erhaltenen Mahnungen, was das bis dahin unbelastete Arzt-Patientenverhältnis eintrüben kann.
Sollte aufgrund immer noch nicht eingegangener Zahlungen sogar eine zweite kaufmännische Mahnung erforderlich werden, wiederholt sich der Prozess ein weiteres Mal – und macht in der Regel noch weniger Freude.
Forderungen sind in der Regel im kaufmännischen Sinne dann ausgefallen, wenn sie mit der Rechnung und zwei kaufmännischen Mahnungen nicht realisiert werden konnten. Dann muss der Arzt/die Ärztin entscheiden, ob auf das berechtigte Honorar verzichtet wird, oder ob eine gerichtliche Beitreibung durch registrierte Inkassounternehmen oder durch Rechtsanwälte initiiert werden soll.
Wird ein gerichtliches Beitreibungsverfahren angestoßen, müssen die Rechnung und die bis dato versandten Mahnungen sowie ggfs. weitere, die Forderung belegende Dokumente, zusammengestellt und an den Beitreibenden versendet werden. Auch dieser Aufwand und der erneute Weg zum Briefkasten fallen hier an.
Bei allen bisherigen Betrachtungen sind wir davon ausgegangen, dass die gestellte Rechnung vollumfänglich akzeptiert wird. Doch was geschieht, wenn eine Rechnungsstellung beanstandet wird? Das kommt in der Praxis sowohl auf Seite der Patienten als auch auf Seite der Kostenträger vor.
Hat ein Kostenträger Fragen zur GOÄ-Kodierung der Abrechnung oder stellt die medizinische Notwendigkeit der Behandlung in Frage, so geschieht das in der Regel schriftlich per Brief. Diese Anfragen sollten auch schriftlich und umfassend beantwortet werden, damit der Leistungsabrechner dem eigenen Patienten den geforderten Rechnungsbetrag vollständig ausgleicht und dieser somit an den Arzt weiter überwiesen wird. Die Beantwortung solcher Schreiben muss in nahezu allen Fällen vom Arzt selber vorgenommen werden. Eine zeitintensive und ebenfalls zumeist in der Praxis-Mittagspause, oder in den privaten Stunden anfallende mühselige Angelegenheit.
Anfragen von Patienten/-innen hingegen erreichen die Praxis meist per Telefon, da Rechnungsinhalte, Zahlungsmodalitäten oder z. B. Ratenzahlungswünsche diskutiert werden möchten. Hierbei kann das Praxisteam unterstützen. Sind jedoch Änderungen GOÄ-kodierter Sachverhalte vorzunehmen, wird in der Regel die Ärztin/ der Arzt ebenfalls einen Blick auf die Angelegenheit werfen müssen.
Bei gegebenem Anlass muss nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung die Stornierung der ursprünglichen Rechnung erfolgen. Hiernach wird die veränderte Rechnung mit Kopie und Überweisungsträger erstellt, kuvertiert, frankiert und zum Briefkasten gebracht. Was hier redundant klingt, ist es leider in der Praxis jedoch nicht. Beanstandungsdialoge mit Patienten und Kostenträgern stellen die größten Aufwände bei der in Eigenregie erstellten Fakturierung ärztlicher Leistungen einer niedergelassenen Praxis dar. Und diese nehmen, objektiv gerechnet, mehrere Stunden in der Woche ein.
Mehr Zeit, eine größere Flexibilität und weniger Ärger bei der Erstellung der privatärztlichen Abrechnung kann man ganz einfach erlangen. Und zwar, indem man die Erstellung der Rechnungen mitsamt Druck, Versand, Mahnwesen und den gesamten anfallenden Beanstandungsdialogen an ein Unternehmen auslagert, dass genau darauf spezialisiert ist und all diese Prozesse professionell umsetzt. Dann hat man als Mediziner/-in den Kopf frei von dieser Administration und kann sich voll und ganz auf die eigenen Kernkompetenzen konzentrieren: die Therapie der Patienten.
Bei einer Auslagerung der Privatliquidation an eine professionelle Abrechnungsstelle, z. B. auf die Deutsche Gesellschaft für privatärztliche Abrechnung – dgpar GmbH, werden die Inhalte der Rechnungen aus dem Arztpraxisinformationssystem datenschutzsicher und verschlüsselt per standardisiertem Datenstrom an die dgpar GmbH übertragen, dort zu Rechnungen erstellt und an die Patienten versendet. Gleichzeitig wird der gesamte Wert der übermittelten Rechnungsinhalte, also die addierten Rechnungssummen, innerhalb eines Tages an die Bankverbindung der Praxis überwiesen.
Etwaige Mahnverfahren und der gesamte Beanstandungsdialog mit Patienten und Kostenträgern wird vollumfänglich von der dgpar GmbH übernommen. Auch die Weitergabe aller notwendigen Dokumente an ein Inkassounternehmen im gerichtlichen Beitreibungsfalle, funktioniert mit einem Knopfdruck im Ärzteportal, dem digitalen Informationszentrum der Kunden der dgpar GmbH. Einfacher, schneller und risikoloser geht es nicht!
Weitere Vorteile einer Auslagerung: Neben dem reinen Honorarmanagement gibt es noch weitere Optionen, zum Beispiel wenn Sie zusätzlich zur reinen Abrechnungsleistung auch noch einen Liquiditätsvorteil für Ihre Praxis generieren möchten. Das ist bei Inanspruchnahme der Vorfinanzierung oder gar der Vorfinanzierung mit Ausfallschutz gegeben.
Im nachfolgenden Rechenbeispiel haben wir die Kosten der GOÄ-Abrechnung in Eigenregie der durch eine professionelle Abrechnungsstelle durch die dgpar GmbH gegenübergestellt. Geben Sie gerne Ihre individuellen Kennzahlen ein und vergleichen Sie das Ergebnis:
Die Kosten ergeben sich aus Ihrem eigenen Aufwand und dem Ihres Praxisteams für Dialoge mit den Patienten und Kostenträgern sowie für die Überprüfung und Zuordnung Ihrer Zahlungseingänge abhängig von der eingegebenen Rechnungsanzahl.
Vollständiges Debitorenmanagement einschließlich kaufmännischem Mahnverfahren und Korrespondenz mit Kostenträgern und Patienten
Kombinieren Sie zu den Vorteilen eines stringenten Honorarmanagements den vollen Liquiditätsvorteil und lassen Sie sich Ihre Rechnungen vorfinanzieren (unechtes Factoring)
Das Rundum-sorglos-Paket mit Vorfinanzierung und Übernahme des kompletten Ausfallrisikos durch die dgpar GmbH (echtes Factoring)
Die korrekte Privatliquidation, die die GOÄ adäquat auslegt, ist ein komplexes Feld, das viel Know-How und praktische Erfahrung erfordert. Gerade zu Beginn der niedergelassenen Tätigkeit gibt es viele offene Fragen, deren Klärung Zeit und Sorgfalt beansprucht.
Um hier kein Potenzial zu verschenken, ist das Outsourcing der Privatliquidation an eine professionelle Abrechnungsstelle wie die dgpar GmbH, die über langjährig aufgebautes Fachwissen in den verschiedensten medizinischen Fachrichtungen verfügt, eine große Hilfe.
Mit einem effizienten und professionellen Honorarmanagement können Sie nicht nur wertvolle Zeit und Ressource sparen, sondern auch Ihre Liquidität steigern, da Rechnungen schnell und beanstandungsfrei gestellt werden und die eigene Kommunikation mit den Kostenträgern entfällt. In der Regel werden Abrechnungen einer privatärztlichen Abrechnungsstelle von Patienten auch schneller beglichen.
Über weitere interessante Informationen, Tipps und Tricks rund um die Arztpraxis und andere Unternehmen aus dem Gesundheitswesen informieren wir Sie gerne in unserem Newsletter.
