Tipps für den Materialeinkauf im Gesundheitswesen:
Wie Sie dem Kostendruck wirkungsvoll entgehen und sich Zusatzerlöse sichern!

Ob Arzt- oder Zahnarztpraxis, MVZ, Krankenhaus, Reha-Zentrum oder Labor – so ziemlich alle Teilnehmer des Gesundheitswesens kennen das Problem des wachsenden Kostendrucks und die damit verbundenen Herausforderungen. Viele von ihnen leiden unter einer angespannten Liquidität. Mit quickpaid steht diesen Einrichtungen nun eine neue, intelligente Lösung zur Verfügung, um Material zu finanzieren, Liquidität zu generieren und so die eigene Profitabilität zu steigern.

Tipps für den Materialeinkauf im Gesundheitswesen: Im Einkauf liegt der Gewinn

Fünf bis zwanzig Prozent der Gesamtausgaben entfallen im Praxis- wie im Klinikbereich jährlich auf Verbrauchsmaterialien und Sprechstundenbedarf. Grund genug zu überlegen, welche Maßnahmen dazu geeignet sind, die Einkaufsabläufe und Finanzierungsmöglichkeiten so zu optimieren, dass sich der Materialeinkauf als strategischer Werttreiber positionieren lässt. Auch die Dienstleistungsbeschaffung bietet hier noch erhebliche Potenziale, die es zusätzlich zu heben gilt.

Die simple, aber wirkungsvolle Frage lautet: Womit spart man am meisten Zeit und Geld?
Wer die entsprechenden Hebel kennt, kann die Wirtschaftlichkeit des Praxis- bzw. Klinikbetriebs erhöhen.

Markus Wolf, Geschäftsführer der dgpar GmbH, der sich seit vielen Jahren mit der betriebswirtschaftlichen Optimierung von Betrieben beschäftigt, nennt uns seine Tipps für den Materialeinkauf im Gesundheitswesen aus der langjährigen Praxis.

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Marktverhältnisse und die in Frage kommenden Lieferanten

Damit Sie einen fundierten Überblick über Angebote und Preise von Verbrauchsmaterialien wie Handschuhen, Desinfektion, Sprechstundenbedarf, aber auch über fachspezifische Werkstoffe, Instrumente und Geräte haben, ist es empfehlenswert, sich in regelmäßigen Abständen von den in Frage kommenden Lieferanten Angebote und ggfs. Warenproben zuschicken zu lassen. Bewerten Sie daraufhin die verschiedenen Lieferanten und dokumentieren Sie die Ergebnisse.

• Neben der Qualität der Ware sind auch die Zuverlässigkeit und Liefertreue wichtige Kriterien für die Auswahl der richtigen Lieferanten.
• Bevor Sie angelockt von einer kurzlebigen Sonderaktion einen Lieferantenwechsel in Betracht ziehen, können Sie nachfragen, ob der „Hauslieferant“ möglicherweise den gleichen Preis anbieten kann. Das verhindert, dass die Gesamtbestellmenge durch den Wechsel in die teure „Mindermengenzone“ abgestuft wird.
• Auch die Verfügbarkeit des technischen Kundendienstes und der Leistungsumfang bei Reparaturen und Wartungen spielt ggfs. eine wichtige Rolle.

2. Optimieren Sie den Bestellprozess

In kleineren Einheiten ist das Bestellwesen häufig eine „Zettelwirtschaft“. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter bemerkt – häufig sogar zufällig –, dass Kleinmaterialien wie Handschuhe, Kanülen, Verbandsmaterial, Desinfektionsmittel oder Bürobedarf fehlen und trägt dies auf Listen ein. Der Einkauf erfolgt dann auf Basis dieser Listen – meist, ohne auf den Preis oder auf die Qualität zu achten.
Obwohl immer wieder das gleiche Material benötigt wird, werden die Artikelnummern jedes Mal aufs Neue im Bestellkatalog des Hauptlieferanten gesucht oder es wird direkt ad-hoc telefonisch bestellt.
Da die Zeit für einen systematischen Vergleich von Packungsgrößen und Preisen oft fehlt, wird zu teuer eingekauft. Lager- und Versandkosten werden vernachlässigt. Unser Tipp zur Optimierung:

• Führen Sie ein effizientes, IT-gestütztes Bestellwesen ein. Das schont viele Mitarbeiterressourcen und senkt die Arbeitskosten.
• Auch die Nutzung von Online-Portalen, die eine händlerunabhängige Materialverwaltung samt Bestellplattform und integriertem Preisvergleich vorhalten, kann sinnvoll sein.
• Auf jeden Fall sollten Sie Ihre Waren immer schriftlich bestellen und die Dokumentation ausdrucken, archivieren und mit der gelieferten Ware vergleichen. Nur so behalten Sie den Überblick, ob Sie die richtige Ware in der bestellten Stückzahl auch tatsächlich erhalten haben und können Reklamationen problemlos belegen.

3. Ermitteln Sie sinnvolle Bestellmengen
Die Bestellung der richtigen Mengen an Verbrauchsgütern ist ein weiterer sinnvoller Hebel für mehr Profitabilität. Auch dazu einige Tipps für den Materialeinkauf im Gesundheitswesen:

• Viele Lieferanten bieten attraktive Staffelpreise oder Rabatte an, die zu Preisvorteilen bei der Beschaffung genutzt werden können. Dennoch sollten Sie ein klares Bild von der tatsächlich benötigten Menge pro Zeitintervall haben. Denn zu viel bestellte Materialien binden Kapital, insbesondere wenn sie aktuell nicht benötigt werden. Für die gelagerten Materialien wurde bereits Geld ausgegeben, ohne dass damit wertschöpfende Tätigkeiten durchgeführt wurden.
• Zu den Liquiditätseinbußen kommen die Lagerhaltungskosten. Werden dann noch die neuesten Kartons einfach in die vordere Reihe im Regal gestellt, kann es passieren, dass ältere Lieferungen über das Verfallsdatum geraten. Damit hat man nicht nur unnötig Geld ausgegeben, man verstößt auch gegen Vorschriften des Qualitätsmanagements.
• Im Gegenzug kann zu wenig Material Behandlungsausfälle nach sich ziehen und damit Ausfallkosten verursachen. Eine Sicherheitsreserve, die gewährleistet, dass auch bei unvorhersehbaren Ereignissen immer genügend Material vorhanden ist, ist daher empfehlenswert.
• Ideal wäre ein effizientes Beschaffungsmanagement, das die Verfügbarkeit des richtigen Produkts, im richtigen Zustand, in der richtigen Menge, zur richtigen Zeit und am richtigen Ort gewährleisten kann.
• Mit Hilfe einer Bestandsliste, in der Wareneingang und -ausgang eingetragen werden, und in der vermerkt ist, ab welchem Bestand wieder bestellt werden muss, kann das Bestellwesen ebenfalls optimiert werden.

4. Vermeiden Sie unnötige Kosten

Wer ohne langfristige Planung bestellt, muss immer wieder eigentlich unnötige Kosten tragen. So lassen sich Mindermengenzuschläge vermeiden, wenn Sie genügend Kapazitäten haben:

• Vielleicht können Sie sich auch mit befreundeten oder benachbarten Praxen zusammenschließen und Sammelbestellungen aufgeben.
• Auch Jahresverträge sind eine gute Möglichkeit, Rabatte für festgelegte Abnahmemengen auszuhandeln.
• Beachten Sie auch Mindestbestellwerte, damit die Ware porto- und verpackungsfrei geliefert wird und lassen Sie sich nicht auf teure Nachnahme-Sendungen ein.
• Als Empfänger einer wiederkehrenden Geschäftsbeziehung dürfen Sie den Kauf auf Rechnung voraussetzen.
• Lassen Sie sich auch nicht von jedem Angebot zum Kauf verleiten, denn oft werden so Waren bestellt, die am konkreten Bedarf vorbeigehen und selten oder gar nicht gebraucht werden.

5. Nutzen Sie quickpaid, um Skonto-Erlöse zu heben

Natürlich sollten Sie Ihren Wareneinkauf auch erst dann realisieren bzw. bezahlen, wenn Ihre Konten entsprechend gedeckt sind, um so Überziehungszinsen bei Ihrer Banklinie zu vermeiden.

• Noch wirkungsvoller ist es, bei Ihren Hauptlieferanten Skonto-Zahlungsziele auszuhandeln und mit Skonto zu bezahlen, denn nicht genutzte Skonti sind bekanntermaßen eine der teuersten Arten der Unternehmensfinanzierung überhaupt.

Doch nicht immer reicht die Liquidität gerade dafür. Insbesondere dann, wenn die Bezahlung der Leistungen durch die Patienten oft Monate auf sich warten lässt, kann schnell ein Liquiditätsengpass entstehen.

Mit quickpaid gibt es nun ein Instrument für Ihre Einkaufsfinanzierung

Zusatz-Tipps für den Materialeinkauf im Gesundheitswesen: Im quickpaid-Online-Portal können Sie Ihre Rechnungen direkt begleichen lassen und sich den Skonto-Erlös sichern. Zurückzahlen müssen Sie erst viel später – nach bis zu 120 Tagen.
In der Zwischenzeit bezahlt quickpaid Ihre Lieferanten und Sie sichern sich wertvolle Boni und Rabatte – so entlasten Sie Ihre Banklinie und laufen nicht Gefahr, den teuren Kontokorrentkredit der Hausbank in Anspruch nehmen zu müssen.

Zum quickpaid Portal